Podstawy wydania nakazu zapłaty

Kontynuujemy cykl pt. „Postępowanie nakazowe, czyli sposób na szybkie odzyskanie pieniędzy”. W poprzednim wpisie omówiliśmy czym jest nakaz zapłaty oraz jakie są przesłanki jego wydania w postępowaniu nakazowym. Dziś z kolei przyjrzymy się dokumentom, które mogą stanowić podstawę do wydania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym.

Czym jest postępowanie nakazowe – krótkie przypomnienie

Postępowanie nakazowe pozwala na dochodzenie roszczeń pieniężnych lub innych zamiennych, czyli takich, które można wyrazić w pieniądzu. Jest to procedura umożliwiająca wydanie przez sąd nakazu zapłaty na podstawie dokumentów dołączonych do pozwu, bez potrzeby przeprowadzania pełnego postępowania z udziałem obu stron.

Podstawy wydania nakazu zapłaty

Wytoczenie powództwa w trybie nakazowym jest uzasadnione, gdy wierzyciel posiada dostateczne dowody uzasadniające jego roszczenie. Sąd wyda nakaz zapłaty, jeśli fakty uzasadniające dochodzone roszczenie są udowodnione dołączonym do pozwu:

dokumentem urzędowym,
zaakceptowanym przez dłużnika rachunkiem,
wezwaniem dłużnika do zapłaty i pisemnym oświadczeniem dłużnika o uznaniu długu,
wekslem lub czekiem lub
umową, dowodem spełnienia wzajemnego świadczenia niepieniężnego, dowodem doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku oraz dokumentem potwierdzającym poniesienie kosztów odzyskiwania należności.

Składając wniosek o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym, powód powinien dołączyć do pozwu jeden z ww. dokumentów. Jest to katalog zamknięty – oznacza to, że inne niż wyżej wymienione dokumenty nie mogą być podstawą wydania nakazu zapłaty w tym postępowaniu.

Dokument urzędowy

W praktyce niezwykle rzadko spotyka się przypadki, w których podstawą wydania nakazu zapłaty stanowią dokumenty urzędowe. Z tego względu w dzisiejszym wpisie nie będziemy się na nich skupiać.

Postępowanie nakazowe – podstawy wydania nakazu zapłaty

Zaakceptowany przez dłużnika rachunek

Przez pojęcie rachunku należy rozumieć każdy występujący w obrocie prawnym dokument rozliczeniowy stanowiący dowód zobowiązania. Dotyczy to wszystkich dokumentów rozliczeniowych zawierających potwierdzenie wystawcy wykonania umowy (np. dokonania sprzedaży lub wykonania usługi), stwierdzających wysokość zobowiązania oraz określających stronę zobowiązaną do tego świadczenia na rzecz wystawcy rachunku. Najczęściej będzie to faktura VAT.

Należy pamiętać, że samo wystawienie rachunku nie jest wystarczającą przesłanką dla wydania na jego podstawie nakazu zapłaty. Koniecznym jest wykazanie akceptacji rachunku przez dłużnika, czyli potwierdzenia jego treści rachunku i stwierdzonego w nim zobowiązania. Potwierdzeniem takim będzie np. podpisanie przez dłużnika wystawionej faktury bez żadnych zastrzeżeń.

Co istotne, rachunek nie zawsze musi zostać potwierdzony przez samego dłużnika. Mogą tego dokonać inne osoby do tego upoważnione, które nie muszą być przy tym jednocześnie umocowane do składania oświadczeń w imieniu dłużnika.

W skrajnych przypadkach może się też zdarzyć, że wystawca faktury uzyska nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym, mimo że dokument ten podpisała osoba, która nie była do tego upoważniona.

Wezwanie dłużnika do zapłaty i pisemne oświadczenie dłużnika o uznaniu długu

Wezwanie do zapłaty oraz jego elementy zostały kompleksowo omówione w jednym z poprzednich artykułów (link). Takie wezwanie musi w jednoznaczny sposób identyfikować strony stosunku prawnego oraz zawierać żądanie spełnienia określonego świadczenia.

Oprócz samego wezwania, do wydania nakazu zapłaty niezbędne jest również oświadczenie dłużnika o uznaniu długu. Należy wiedzieć, że sąd może wydać nakaz wyłącznie w takim zakresie, w jakim dłużnik uznał dług, przy czym może to być zarówno uznanie właściwe, jak i niewłaściwe długu. W skrócie, właściwe uznanie długu to czynność prawna między dłużnikiem a wierzycielem, w której dłużnik potwierdza swoje zobowiązanie (najczęściej w formie ugody). Niewłaściwe uznanie długu to każde zachowanie dłużnika świadczące o tym, że dłużnik wie, że ma określony dług i że jest zobowiązany go spłacić (np. prośba o rozłożenie długu na raty lub częściowa zapłata faktury).

W wezwaniu do zapłaty warto zawrzeć klauzulę zachęcającą dłużnika do „załatwienia sprawy” polubownie. Ewentualne podjęcie przez dłużnika działań mających na celu rozwiązania sporu polubownie może spowodować, że dojdzie właśnie do niewłaściwego uznania długu przez dłużnika, co znacznie ułatwi uzyskanie nakazu zapłaty w postępowaniu sądowym. Należy jednak pamiętać, że w postępowaniu nakazowym oświadczenie dłużnika musi przybrać formę pisemną.

Co istotne, sama faktura VAT może zostać potraktowana jako wezwanie do zapłaty, jeśli określa termin i sposób spełnienia świadczenia.

Podsumowując – aby wezwanie i uznanie długu mogły stanowić podstawę, oba dokumenty powinny mieć postać pisemną.

Umowa, dowód spełnienia wzajemnego świadczenia niepieniężnego oraz dowód doręczenia faktury VAT lub rachunku

Kolejną podstawę do wydania nakazu zapłaty mogą stanowić: umowa, dowód spełnienia wzajemnego świadczenia niepieniężnego oraz dowód doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku, jednak jedynie wówczas, gdy dochodzimy na ich podstawie:

należności zapłaty świadczenia pieniężnego (czyli wynagrodzenia za dostawę towaru lub wykonanie usługi w transakcji handlowej w związku z działalnością gospodarczą);
odsetek w transakcjach handlowych (o odsetkach pisaliśmy tutaj) lub
rekompensaty (o rekompensacie więcej tutaj)

Naszym zdaniem warto szczególnie skupić się na tej podstawie. Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się skomplikowana i trudniejsza do zastosowania niż pozostałe, w praktyce profesjonalnego obrotu często okazuje się najprostszym sposobem na uzyskanie nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym.

Umowa

By dokumenty te mogły stanowić podstawę do wydania nakazu zapłaty, co do zasady należy załączyć je do pozwu łącznie. Dlatego tak istotne jest, by każdą umowę – niezależnie od jej wartości – zawierać na piśmie. Często jednak w obrocie gospodarczym kontrahenci zawierają umowy ustnie, co niekiedy potrafi znacznie utrudnić wykazanie faktu zawarcia umowy. Nie jest to jednak niemożliwe – dla przykładu wierzyciel może wykazać to podpisaną przez dłużnika fakturą czy rachunkiem. Dłużnikowi wówczas ciężko jest zakwestionować zasadność wystawienia dokumentu, jak i podważyć istnienie stosunku prawnego, z którego wynika zobowiązanie.

Dowód spełnienia wzajemnego świadczenia niepieniężnego

Doręczenie towaru lub wykonanie usługi również powinno zostać przez wierzyciela udokumentowane. Warto zatem zadbać o dokument stwierdzający, że wierzyciel należycie wykonał swoje zobowiązanie z umowy, dla przykładu może być to tzw. WZ (dokument wydania zewnętrznego) lub korespondencja z kontrahentem potwierdzająca spełnienie świadczenia.

Dowód doręczenia faktury VAT lub rachunku

Sprawa wygląda najprościej, gdy druga strona podpisze fakturę czy rachunek. Od ponad 20 lat podpisywanie faktur nie jest już jednak obowiązkowe, stąd w praktyce kontrahenci coraz rzadziej stosują tę praktykę. Jako dowód w takim przypadku posłużyć może potwierdzenie nadania faktury czy rachunku listem poleconym lub wiadomość mailowa, której załącznikiem był właśnie ten dokument.